e-administration pour les membres du GIP Recia
Pourquoi ce questionnaire ?
Le GIP Recia a besoin de connaître les attentes de ses membres afin de déterminer les services et outils nécessaires ainsi que leur priorité de mise en œuvre
Merci de nous consacrer quelques minutes et répondre à nos questions avec le plus grand soin.
La transmission des flux comptables
La transmission des flux comptables (dépenses, recettes, budget) se fait via un formulaire de saisie sur un portail dédié ou automatiquement lorsque le logiciel de gestion financière de la collectivité est connecté directement à la plateforme.
Les pièces comptables (bordereaux, mandats, titres) et les pièces justificatives sont envoyées via le protocole PESV2.
Les flux comptables peuvent être signés électroniquement via un parapheur électronique avant d’être télétransmis à la trésorerie et versés en GED et/ou au SAE après retour de la Trésorerie.
Conformément à la loi, le tiers de télétransmission utilisé est homologué par le Direction Générale des Finances Publiques.
Comment télétransmettez-vous les flux comptables à la trésorerie ? *
Souhaitez-vous bénéficier d'une présentation plus détaillée de ce service ? *
Souhaitez-vous le soutien du GIP pour mettre en oeuvre ce service ? *
La transmission électronique des actes soumis au contrôle de légalité et au contrôle budgétaire
Via un formulaire de saisie sur la plateforme, l’agent habilité renseigne les informations de l’acte et ajoute les documents concernant les délibérations, arrêtés et documents budgétaires pour télétransmission au contrôle de légalité via le protocole ACTES.
Les actes soumis au contrôle de légalité doivent obligatoirement être signés électroniquement, avec un certificat RGS**, via un parapheur électronique avant d’être télétransmis à la Préfecture.
Tous les actes pourront ensuite être versés dans une Gestion Electronique des Documents (GED) et/ou un Système d'Archivage Electronique (SAE) après retour de la Préfecture.
Comment télétransmettrez-vous les actes ? *
Disposez-vous d'un certificat de signature électronique RGS** pour télétransmettre en préfecture ? *
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Dématérialisation des factures
L’ordonnance du 26 juin 2014 relative au développement de la facturation électronique prévoit une dématérialisation des factures à compter du 1er janvier 2017 pour les grandes entreprises et les entités publiques , puis une généralisation progressive d’ici le 1er janvier 2020 en tenant compte de la taille des entreprises concernées :
au 1er janvier 2017 : pour les grandes entreprises (plus de 5000 salariés) et les personnes publiques ;
au 1er janvier 2018 : pour les entreprises de taille intermédiaire (250 à 5000 salariés) ;
au 1er janvier 2019 : pour les petites et moyennes entreprises(10 à 250 salariés) ;
au 1er janvier 2020 : pour les microentreprises (moins de 10 salariés).
Le mode service (via les API) permet aux partenaires d’intégrer les fonctionnalités offertes par le service Chorus Pro directement dans leur logiciel de gestion financière ou dans un portail tiers à valeur ajoutée.
L'objectif étant de permettre à la collectivité d'apposer le visa service fait sur les factures dématérialisées et de les intégrer directement aux mandats en qualité de pièces justificatives de façon automatique.
Comment gérer ses factures mises à disposition sur Chorus pro ? *
Comment faites vous le Visa Service Fait des factures ? *
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Validation d'un document électronique suivant un circuit avant sa signature électronique
Un parapheur électronique est un logiciel permettant la validation d'un document électronique suivant un circuit avant sa signature électronique. Il constitue un outil capital d'un système d'information d'administration électronique, en permettant la dématérialisation complète de documents ou flux de données nécessitant une valeur probatoire.
Utilisez-vous un parapheur électronique pour la validation et la signature des documents numériques ? *
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Signer électroniquement un document numérique
Un certificat électronique est une identité numérique. Il est nominatif, donc appartient personnellement à un agent ou un élu d’une collectivité. Le certificat est remis en main propre et l’utilisateur peut bénéficier d’une formation à son usage.
Pouvez-vous signer électroniquement un document numérique ?
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Gestion et accessibilité des documents
Certaines collectivités ont choisi de rendre l’information disponible immédiatement pour tous les utilisateurs quel que soit leur lieu de travail, d’éviter les pertes des données, de rassembler dans un unique dossier l’ensemble des documents disséminés dans toute l’organisation, d’éviter la multiplication des documents pour faciliter leur mise à jour, de sécuriser le stockage et l’accès aux documents et aux dossiers.
Une Gestion Électronique des Documents (GED) dispose de fonctions de classement / navigation et également d'un moteur de recherche qui permettent de retrouver les contenus gérés, au moyen de vues, de recherches structurées ou plein texte. Elle permet l'accès aux documents via internet, le partage entre plusieurs personnes pour un travail en commun, la gestion des différentes versions et durées de conservation.
La GED proposée par le GIP Recia peut recevoir automatiquement tous les flux sortants du parapheur électronique.
Vos agents peuvent-ils accéder à leurs données depuis n'importe quel l'endroit ? *
sur tout le territoire? via internet ? depuis un micro ordinateur ? depuis une tablette ou un smartphone ?
Pouvez-vous retrouver un document à partir d'un mot contenu dans son texte ? *
Avez-vous une gestion des différentes versions d'un document ? *
Pouvez-vous partager un document avec des personnes de ou hors collectivité pour un travail collaboratif ? *
Ou vos données sont-elles stockées ? *
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Le cycle de vie d'une archive
L'archivage numérique est un processus dynamique qui commence dès la création des documents.
Le cycle de vie d'une archive comprend trois périodes:
Les archives courantes regroupent les documents qui sont nécessaires à l'activité des services qui les ont produits.
Les archives intermédiaires doivent être conservées pour des besoins administratifs, fiscaux, juridiques. À l'issue de la durée d'utilité administrative (DUA), les archives intermédiaires font l’objet d’un sort-final et sont soit conservées définitivement (en raison de leur valeur patrimoniale ou technique) soit éliminées.
Les archives définitives sont conservées sans limite de temps dans des services publics d'archives pour des besoins de recherche historique, patrimoniale, culturelle, scientifique...
Quel accès à un Système d'Archivage Electronique (SAE) ? *
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La saisine par voie électronique
Les administrations (préfecture, mairie, communautés de communes...) peuvent être saisies par voie électronique.
Elles doivent respecter certaines règles dans leurs échanges avec les usagers, notamment concernant la bonne réception de la demande et la suite qui lui sera donnée.
Comment votre collectivité respecte-t-elle cette obligation ? *
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Réaliser ses démarches administratives en ligne
Des collectivités mettent en place des outils pour permettre aux citoyens de réaliser leurs démarches administratives en ligne mais aussi de signaler un incident (dépôt sauvage, dégradation, etc).
L'ensemble des sollicitations de l’usager par téléservice via internet, par téléphone, SMS, email et aux guichets sont mémorisées et liées à son compte de manière à bâtir une vision globale de ces besoins et apporter les réponses adéquates.
La collectivité traite les demandes et utilise les mêmes médias pour dialoguer et répondre aux usagers, améliorant ainsi la rapidité de traitement et la qualité du service délivré.
Utilisation d'un outil de GRC (Gestion de la relation au citoyens) *
Outil permettant, d'enregistrer les demandes, de les orienter vers le service en charge du traitement, d'en suivre la réalisation, d'informer le citoyen et de disposer d'une traçabilité.
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Encaisser directement ses recettes en ligne
Le paiement par Internet dans les collectivités locales est à la fois un enjeu de modernisation et une ouverture vers la dématérialisation.
Un système que de plus en plus de collectivités choisissent d’utiliser afin de faciliter les démarches des usagers, mais également pour leur propre bénéfice.
Proposez-vous un service de paiement en ligne pour certaines prestations facturées aux usagers ? *
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Informer ses citoyens
Déployer une information de proximité qui va simplifier la vie des habitants : une rue en travaux, une coupure de courant, une alerte météo, le rappel du prochain conseil municipal ou l’annonce d’un événement culturel, etc.
Disposez-vous d'un outil d'alerte qui permette de diffuser, en quelques minutes, un message sur les smartphones des citoyens ? *
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Sonder ses citoyens
Permettre, via internet, de créer une enquête, de la diffuser puis d'en analyser les résultats.
Quel accès aux questionnaires via internet pour la collectivité ? *
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Gestion de l'état civil
Le dispositif COMEDEC vise à simplifier les démarches administratives des usagers, sécuriser les échanges de données d'état civil et lutter contre la fraude documentaire à l'état civil.
COMEDEC concerne aujourd'hui :
Les demandes d'actes de naissance dans le cadre d'une demande de passeport ou de carte nationale d'identité,
Les demandes d'actes de naissance, mariage et décès provenant des études notariales.
Adhésion au dispositif COMEDEC ? *
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Messagerie électronique
L’usage de la messagerie électronique est régi par plusieurs textes législatifs et réglementaires.
Pour être efficace, elle doit, entre autres, être associée à un nom de domaine, proposer un agenda collaboratif et une gestion des contacts.
Utilisation de boîtes mails avec un nom de domaine propre à la collectivité ? *
La collectivité bénéficie des Agendas partagés ? *
La collectivité bénéficie des listes de contacts partagées ? *
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Le courrier électronique certifié
Le courrier électronique certifié vous permet d'avoir une preuve, à valeur légale, du moment de l'envoi, de la réception, de l'adresse e-mail de réception, et du contenu de la communication.
Comment donner une valeur juridique à certains des e-mails envoyés (Preuve d'envoi, preuve de réception et de prise en compte) ? *
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Envoi de fichiers volumineux
Les services de messagerie sont pratiques pour envoyer de petits fichiers via des pièces jointes, mais leur poids est limité à quelques dizaines de Mo.
Différents outils permettent de remédier à ce problème et de transférer plusieurs Go de données en quelques clics
Comment traitez-vous l'envoi de fichiers dont la taille pose des problèmes de transmission ? *
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Créer et gérer le site internet de la collectivité
Des outils pour créer et gérer le site internet de la collectivité existent.
Ils disposent d'une interface d'administration adaptée à tout type de public, quel que soit son niveau en informatique.
Service clé en main de création et de gestion de site internet, hébergement, choix d'une structure de site, personnalisation
Disposez-vous d'un site internet propre à votre collectivité ? *
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Souhaitez-vous un accompagnement du GIP sur ce sujet ? *
Convocation des élus par voie dématérialisée
Dans le respect du CGCT, code général des collectivités territoriales, convoquer les élus d’une manière légale et sécurisée.
L’élu reçoit un mail de notification lui indiquant qu’il a reçu une convocation électronique.
En cliquant sur le lien présent dans le mail, il peut consulter les informations ainsi que les documents associés à la convocation et confirmer ou infirmer sa présence.
Utilisez-vous un service de convocation électronique des élus *
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La Gestion et Réservation de Ressources ?
La Gestion et Réservation de Ressources vous permet de mettre en place un système de réservation de ressources pour votre collectivité dans une interface intuitive.
Si vous avez besoin de gérer des réservations de salles ou de matériel, la GRR vous propose, une solution accessible depuis internet.
Accès à une GRR dans la collectivité ? *
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L' Environnement Numérique de Travail pour les écoles
L'ENT
L' Environnement Numérique de Travail spécialement conçu pour les écoles est un espace de confiance pour les enseignants, les élèves et les parents.
L'ENT propose des services pédagogiques, de vie scolaire (blog, cahier de texte, messagerie, médiathèque, atelier, carnet de liaison) et permet aux communes de communiquer en direction des familles.
L'ENT dans les écoles de ma collectivité *
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Souhaitez-vous le soutien du GIP pour mettre en oeuvre ce service ? *
Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD)
Le nouveau règlement général sur la protection des données (RGPD) dans l'Union européenne entre en vigueur en mai 2018 et change la donne sur la gestion des données personnelles.
Le correspondant Informatique et Libertés (CIL) est remplacé par le délégué à la protection des données (data protection officer ou DPO), qui est lui obligatoire pour toute structure publique
Nomination d'un DPO dans pour la collectivité ? *
Vos données stockées sont-elles sécurisées (incendie, inondation, vol, piratage, etc.) ? *
Souhaitez-vous bénéficier d'une présentation plus détaillée de cette obligation ? *
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Open DATA
La loi NOTRe oblige les collectivités (comprenant plus de 50 agents) de plus de 3500 habitants ainsi que les EPCI a rendre publiques les données qu’elles détiennent, et ce, par voie électronique.
Comment ouvrir ses données ? *
Souhaitez-vous bénéficier d'une présentation plus détaillée de l'Open Data ? *
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Dématérialisation des marchés publics
Avec la réforme du droit de la commande publique entrée en vigueur au 1er avril 2016 et conformément aux nouvelles règles européennes, a été fixé l’objectif d’une complète dématérialisation des procédures de passation de marchés publics et de déploiement d’une démarche d’open data sur les données essentielles des marchés publics et contrats de concessions d’ici le 1er octobre 2018 au plus tard.
Utilisation d'une plateforme ? *
Elles permettent de dématérialiser toutes les étapes d’un marché public de la publication de l’avis d’appel public à concurrence et du dossier de consultation des entreprises à la notification de l’opérateur économique retenu.
Souhaitez-vous bénéficier d'une présentation plus détaillée de ce service ? *
Souhaitez-vous le soutien du GIP pour mettre en oeuvre ce service ? *
Direction des Systèmes d'Information
Le DSI Mutualisé
De nombreuses collectivités considèrent que le Système d’Information jouera de plus en plus un rôle déterminant dans leur organisation et leur efficacité mais ne disposent pas des ressources nécessaires pour le piloter. Certaines ont décidé, dans le cadre d’une collaboration, de la mutualisation d’un emploi de DSI qui assistera les élus et les directions dans la définition d’une stratégie en matière d’infrastructures, de systèmes d’information, de progiciels de gestion et exploitation des données et participera activement à la création de procédures et à leur mise en œuvre.
Comment est piloté votre système d'information (Télécom, informatique, logiciels, sécurité) ? *
Souhaitez-vous bénéficier d'une présentation plus détaillée de ce service ? *
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Gestion des autorisations du droit des sols (ADS)
Gérer tous les types d'autorisations de droit des sols, assurer le suivi des délais et la dématérialisation des pièces.
Assurer la nécessaire continuité de l’instruction au regard des délais légaux, afin de préserver la responsabilité des maires en la matière, et permettre la réalisation des projets des administrés.
Permis de construire, Déclaration préalable, Permis d'aménager, Certificat d'Urbanisme, Déclaration d'intention d'aliéner, Autorisation préalable
Quelle gestion des demandes ? *
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Gestion des services techniques
Certaines collectivités utilisent un outil spécifique
Les objectifs de ce logiciel visent une meilleure gestion des coûts de maintenance, une meilleure connaissance de son patrimoine et de ses équipements, une optimisation des achats ou encore une amélioration des stocks.
Centraliser les demandes, validation et priorisation des interventions, suivi des réalisations, planification des emplois du temps, gestion du patrimoine, des réservations, des achats, des stocks, du parc auto, des fluides, etc.
Comment piloter les services techniques ? *
Souhaitez-vous bénéficier d'une présentation plus détaillée de ce service ? *
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D'autres besoins ?
Le GIP RECIA propose des solutions de mutualisation permettant à la fois de répondre de façon globale à des enjeux identifiés et de générer des économies d’échelles. Il peut également coordonner des groupements de commandes pour le développement, l’acquisition de logiciels et d’équipement ou la fourniture de services.
Il s’attache à mettre en œuvre des projets dans les principaux secteurs de l’action publique (enseignement, recherche, formation, santé, services publics, …) contribuant à l’aménagement numérique, équitable et homogène du territoire.
Ses compétences et ressources techniques lui confèrent également la possibilité de mettre en œuvre et de développer des services et des applicatifs TIC pour le compte de ses membres.
Les résultats de ces expérimentions peuvent être déclinés à travers des transferts technologiques, sans but lucratif, vers le secteur public ou privé
Avez-vous besoin d'outils ou de soutien non identifiés dans les questions précédentes ?
C'est terminé !
Vous avez fini de remplir le questionnaire.
Le GIP Recia vous remercie.