Comment modifier une séance et la notifier aux élus V4
Vous pouvez après avoir envoyé les convocations et après avoir consulter le tuto : Comment envoyer une convocation aux élus , modifier la séance afin soit d’y ajouter un nouveau point à l’ordre du jour, une annexe oubliée ou un pdf modifié par exemple.
Comment modifier la séance
Puis cliquez sur le bouton en haut à droite :
Vous pouvez ensuite modifier la liste des convoqués en cliquant sur l'onglet "Destinataires" :
En cliquant sur l'onglet "Projets" vous pourrez comme au moment de la création de votre séance ajouter (ou supprimer) soit un nouveau point, une annexe par exemple et en changer la position :
Attention : lorsque les convocations ont été envoyées vous ne pouvez plus modifier les informations générales. Les seules modifications possibles : ajouter ou supprimer des fichiers pdf, ajouter une personne à convoquer.
Comment notifier par mail les élus des modifications effectuées
Cliquez sur le bouton au bout de la ligne correspondant à la séance à notifier comme ci-dessous :
Puis cliquez sur l'onglet "Destinataire" et ensuite cliquez sur Notifier à nouveau:
Une nouvelle fenêtre vous invitant à saisir un Objet et votre message
Cela vous permettra de notifier les élus déjà convoqués de la modification que vous venez d'effectuer.
Vous aurez donc à saisir l'objet de votre message et à rédiger dans Message : le corps de votre message indiquant les modifications apportées. Ce message sera donc envoyé à l’ensemble des élus convoqués. Aucun mail n'est configuré par défaut.