Comment envoyer une convocation aux élus V4

Tout d’abord, se connecter au portail solaere : ici

Une fois connecté allez dans le bloc idelibRE et cliquez sur « Accéder au service »




Cela ouvrira un nouvel onglet dans votre navigateur, vous demandant de saisir votre identifiant et mot de passe, que notre équipe vous aura précédemment transmis.



Une fois authentifié selon si vous avez un profil : Gestionnaire de séance ou Administrateur, l’affichage diffère comme ci-dessous :



1/ La création de la séance

Pour créer votre séance, allez sur Séances (à gauche) puis cliquez surAjouter pour commencer à remplir toutes les informations nécessaires à l’envoi de votre convocation.

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# Informations

Vous allez devoir renseigner les informations générales de votre séance :

  • Type de séance * le type de séance Conseil municipal, Commission...

  • Date et heure * de votre séance

  • Lieu où se tiendra de la séance

  • Insérer votre Fichier de convocation * ou votre Fichier d'invitation au format PDF 

  • Enregistre en bas à droite

  • NB : * vous devez sélectionner ou saisir obligatoirement le champ en question

 

Après avoir ajouté et enregistré la séance, 3 onglets apparaissent :

Informations : informations générales que vous avez précédemment enregistrées

Destinataires : permet de modifier la liste des convoqués et invités puis d'envoyer les convocations et invitations

Projets : permet d'ajouter ou modifier les documents de la séance et de construire son ordre du jour

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# Destinataires

Vous retrouvez les élus, administratifs et invités convoqués d'office. Cette page vous permet également d'en ajouter si besoin

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# Projets

 Cette page va vous permettre de constituer l'ordre du jour consultable par vos élus

⊕ Ajouter des projets

Permet d'insérer tous vos fichiers au format PDF   relatifs aux projets sur lesquels votre exécutif souhaite délibérer.

La sélection multiple est possible, cela évite de sélectionner un à un les fichiers.

Taille des fichiers 

  • 400 fichiers maximum

  • < 150 Mo par fichier

  • une volumétrie totale < à 2Go

Le moyen le plus simple pour connaître la taille d’un fichier, c’est d’effectuer un clic droit sur celui-ci et de choisir : «propriétés» dans le menu qui apparaît. Vous obtiendrez ainsi sa taille dans l’onglet : «Général».


  • Le choix des thèmes : n'est pas obligatoire

  • Pour modifier l'ordre des projets vous pouvez cliquer sur le numéro du projet 

  • Rapporteur : sélection d'un élu convoqué d'office rapportant le projet à la séance,  n'est pas obligatoire

  • Ajout des annexes possible grâce au bouton situé en dessous du champ Rapporteur

  • Enregistrer les modifications

.

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2/ Envoyer la convocation

Pour envoyer votre convocation vous devrez  enregistrer les pages Destinataires et Projets.

Ensuite vous devrez aller sur Destinataires et cliquer sur l'œil situé en haut à droite pour visualiser.

Cela vous permettra ensuite d'envoyer toutes les convocations soit à tous les destinataires (à gauche) ou Envoyer les convocations ou administratifs uniquement

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  Envoyer à tous les destinataires 


Vous aurez un message d'alerte vous demandant de valider l'envoi des convocations à l'ensemble des destinataires

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Après avoir envoyé vos convocations vous aurez la preuve de vos envois.

 

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Retrouvez nos tutos en lien avec celui-ci :

Comment modifier la séance