Comment envoyer une convocation aux élus V4
La connexion à l'application
Tout d’abord, se connecter au portail solaere : ici
Une fois connecté allez dans le bloc idelibRE et cliquez sur « Accéder au service »
Cela ouvrira un nouvel onglet dans votre navigateur, vous demandant de saisir votre identifiant et mot de passe, que notre équipe vous aura précédemment transmis.
Une fois authentifié selon si vous avez un profil : Gestionnaire de séance ou Administrateur, l’affichage diffère comme ci-dessous :
La création de la séance et envoi de la convocation
1/ La création de la séance
Pour créer votre séance, allez sur Séances (à gauche) puis cliquez sur ⊕Ajouter pour commencer à remplir toutes les informations nécessaires à l’envoi de votre convocation.
# Informations
Vous allez devoir renseigner les informations générales de votre séance :
Type de séance * : le type de séance Conseil municipal, Commission...
Date et heure * de votre séance
Lieu où se tiendra de la séance
Insérer votre Fichier de convocation * ou votre Fichier d'invitation au format PDF
Enregistre en bas à droite
NB : * vous devez sélectionner ou saisir obligatoirement le champ en question
Après avoir ajouté et enregistré la séance, 3 onglets apparaissent :
Informations : informations générales que vous avez précédemment enregistrées
Destinataires : permet de modifier la liste des convoqués et invités puis d'envoyer les convocations et invitations
Projets : permet d'ajouter ou modifier les documents de la séance et de construire son ordre du jour
# Destinataires
Vous retrouvez les élus, administratifs et invités convoqués d'office. Cette page vous permet également d'en ajouter si besoin
# Projets
Cette page va vous permettre de constituer l'ordre du jour consultable par vos élus
⊕ Ajouter des projets
Permet d'insérer tous vos fichiers au format PDF relatifs aux projets sur lesquels votre exécutif souhaite délibérer.
La sélection multiple est possible, cela évite de sélectionner un à un les fichiers.
Taille des fichiers
400 fichiers maximum
< 150 Mo par fichier
une volumétrie totale < à 2Go
Le moyen le plus simple pour connaître la taille d’un fichier, c’est d’effectuer un clic droit sur celui-ci et de choisir : «propriétés» dans le menu qui apparaît. Vous obtiendrez ainsi sa taille dans l’onglet : «Général».
Le choix des thèmes : n'est pas obligatoire
Pour modifier l'ordre des projets vous pouvez cliquer sur le numéro du projet
Rapporteur : sélection d'un élu convoqué d'office rapportant le projet à la séance, n'est pas obligatoire
Ajout des annexes possible grâce au bouton situé en dessous du champ Rapporteur
Enregistrer les modifications
.
2/ Envoyer la convocation
Pour envoyer votre convocation vous devrez enregistrer les pages Destinataires et Projets.
Ensuite vous devrez aller sur Destinataires et cliquer sur l'œil situé en haut à droite pour visualiser.
Cela vous permettra ensuite d'envoyer toutes les convocations soit à tous les destinataires (à gauche) ou Envoyer les convocations ou administratifs uniquement
Envoyer à tous les destinataires
Vous aurez un message d'alerte vous demandant de valider l'envoi des convocations à l'ensemble des destinataires
Après avoir envoyé vos convocations vous aurez la preuve de vos envois.
