Comment accéder à mes données à partir d'un navigateur

Contexte

La GED permet de stocker une partie ou l'ensemble des documents de la collectivité sur des serveurs placés dans des "Datacenter" situés en France.

Les données ne sont donc plus locales, mais sont accessibles à travers Internet.

Cette "délocalisation" des données a plusieurs conséquences :

  • La pérennisation et la sécurisation des données est assurée par le prestataire qui fourni la GED ;

  • L'accès aux données est possible depuis n'importe où si tant est que l'on a un accès internet ;

  • Comme l'accès se fait par internet, il peut être utile (mais non obligatoire), d'utiliser un client de synchronisation pour ne pas être incommodé par les coupures d'accès internet.

La suite de cette FAQ explore les différents modes d'accès aux données, en détaillant mode par mode les avantages et les inconvénients

Principe

Les tableaux sont des supers outils pour comparer les offres et insister sur les fonctions clés. Pour comparer les produits, utilisez les colonnes internes.

Avantages

  • L'ensemble des fonctionnalités de la GED est directement disponible (Typage, modification des propriétés des documents, gestion des workflow, ...) ;

  • Les outils de pré-visualisation permettent un vue rapide et efficace des documents, sans nécessiter de les ouvrir pour en voir le contenu ;

  • Pour certains documents (bureautiques), il est possible d'éditer directement sans avoir à les télécharger. Ils sont alors verrouillés pour éviter qu'une autre personne puisse le modifier en même temps que vous, ce qui limite des conflits de version ;

  • Vous avez la possibilité de gérer finement les versions, revenir en arrière, ... de manière simple et transparente.  

Inconvénients

  • Si on n'a pas d'accès internet, on ne peut accéder à aucun document ;

  • Si le serveur n'est pas disponible (opération de maintenance par exemple), on n'a pas accès aux document.

Conseils

Cette méthode d'accès est la plus performante car elle permet d'avoir une grande maîtrise des documents. Elle sera a privilégier dans l'utilisation quotidienne. Comme les méthodes d'accès ne s'excluent pas mutuellement, il est tout à fait envisageable d'utiliser la méthode d'accès via navigateur, et de gérer les problèmes de perte d'accès internet par le client CMIS (voir plus loin) 


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