Comment télétransmettre mon budget en Préfecture


Télétransmettre un budget en préfecture

Afin de faciliter le contrôle mis en œuvre par les services des préfectures sur les actes budgétaires, les collectivités émettrices sont invitées à joindre dans le même envoi la délibération soumise au contrôle de légalité  ainsi que le document budgétaire qui lui est annexé et qui est soumis au contrôle budgétaire.

L’utilisation d’une enveloppe dématérialisée unique évite l’envoi de deux accusés de réception réceptionnant chacun une partie de l’acte. Elle évite toute ambiguïté sur la date d’ouverture des délais du contrôle de légalité (deux mois) et du contrôle budgétaire (un mois). Ainsi, l’envoi de l’accusé de réception sanctionnera la réception d’un acte complet et dissipera une insécurité juridique majeure.

Le fichier XML ne doit pas être signé électroniquement. Il doit seulement être scellé dans TotEM puis transmis à la préfecture via le tiers de télétransmission.

Pour les collectivités qui signent numériquement leur délibération, il conviendra d'ajouter une étape à la procédure.

En complément veuillez trouver le lien vers le site collectivités.gouv.fr au sujet des Actes Budgétaires

Pour permettre la télétransmission de votre budget en préfecture il va falloir réaliser trois étapes 


ÉTAPE 1: sceller le flux xml

 

 Pour sceller votre budget au format PES BUDGET TOTEM, deux possibilités :

  1. Votre logiciel de gestion financière intègre la procédure de scellement

  2. Votre logiciel de gestion financère n’intègre pas la procédure de scellement et vous devez utiliser l'application TOTEM

1. La procédure de scellement avec le logiciel e-magnus ou gestion financière de Berger Levrault

  • Depuis la page d'accueil de votre logiciel, aller dans l'onglet saisie budgétaire

  • cliquer sur l'onglet dématérialisation

  • Suivre la procédure en générant le document dématérialisé jusqu'à l'étape finale de scellement

  • Récupérer le fichier xml scellé qui a du être enregistré dans le répertoire sélectionné.

  • vérification de la balise "scellement" dans le fichier xml. Afin de vérifier que votre flux est bien scellé, vous pouvez l'ouvrir avec Workpad et au moyen de la recherche, constater ou non la présence de la balise "Scellement" 

 2. La procédure de scellement avec le logiciel TotEM 

Cliquez sur le bouton ci-dessous pour accéder à la documentation du logiciel TotEM proposé par la Direction des Finances Publiques.

 Dans le sommaire IV) Éditer un flux  e) Visualisation  1) Sceller le flux 

 Documentation TotEM



Si vous ne signez pas numériquement vos délibérations, passez directement à l’ÉTAPE 3.


ÉTAPE 2 : Signature numérique de la délibération

Si vous êtes passé à la signature numérique, il convient de faire signer votre délibération dans le parapheur électronique individuellement du flux.

En effet, le flux xml télétransmis à la préfecture n'a pas à être signé, conformément au cahier des charges en vigueur.

Seule la délibération peut être signée numériquement.

Depuis le Pastell 

Aller sur le formulaire de saisie, remplir les champs habituels :

·         Nature :  délibérations 

·         Numéro : à insérer à votre convenance

·         Objet (Nom) :  à insérer à votre convenance

·         Date de la séance : date de votre conseil municipal

·         Acte : Aller chercher votre délibération au format pdf


A l'étape suivante "onglet 2.Cheminement"

·         Classification ACTES: Choisir la nomenclature de l'acte : 7.1. - décisions budgétaires

·         Cocher uniquement la case Transmission à la signature

·         Ne pas cocher la case Transmission au contrôle de légalité


A l'étape suivante dans l'onglet "parapheur"

·         Choisir le sous-type et terminer la procédure de saisie en télétransmettant au parapheur avec le bouton Télétransmettre au parapheur

Une fois la délibération revenue signée, enregistrez-la sur votre serveur. Vous en aurez besoin pour l'étape 3, pour télétransmettre votre budget en xml accompagné de votre délibération signée en pdf (manuscritement ou numériquement).



ÉTAPE 3 
télétransmettre le flux et la délibération signée en préfecture

La transmission d’un acte budgétaire —de type budget primitif/supplémentaire, compte administratif ou décision modificative— nécessite de respecter les consignes ci-dessous sous peine d’être confronté au message « Erreur lors de la vérification du statut de l’acte » : 


Depuis le Pastell 

Aller sur le formulaire de saisie, remplir les champs habituels :

Nature :  Document budgétaires et financiers
Numéro : à définir en fonction de votre décompte
Objet : à insérer à votre convenance
Date de la séance : date de votre conseil municipal ou comité
Pièce principale: fichier xml : aller chercher le flux xml scellé enregistré dans votre répertoire depuis votre logiciel de finances ou depuis l'application TotEM.
Pièce Annexe : aller chercher votre délibération signée numériquement ou manuscritement et glisser là en annexe de votre flux.

L''étape suivante

  • Choisir la nomenclature de l'acte 7.1.
  • Cocher uniquement la case "Transmission au contrôle de légalité" qui transmettra à la Préfecture sans passer par la signature électronique


Terminer par "Enregistrer" puis sur le bouton "Transmettre au Tdt"





OBLIGATOIRE : il faut impérativement pour les télétransmissions des Actes Budgétaires, 2 fichiers : un XML et un PDF. 

Sinon votre transaction ne pourra aboutir et vous aurez un message d’erreur comme ci-dessous.