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Fiche de présentation du module hélios

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1. Hélios

6. Hélios > HELIOS - TÉLÉTRANSMISSION DES FLUX COMPTABLES ET BUDGÉTAIRES 2. Traitement du flux .xml généré Une fois le flux créé ou importé de votre logiciel financier, vous avez différente possibilité : le transmettre au parapheur pour signature électronique le transmettre à la trésorerie après signature électronique le transmettre à la GED le transmettre au SAE 6

8. Hélios > HELIOS - TÉLÉTRANSMISSION DES FLUX COMPTABLES ET BUDGÉTAIRES 4. Consulter les réponses « Hélios » Vous avez la possibilité de consulter les retours Hélios de votre trésorerie en cliquant sur le bouton « Réponse d'Hélios ». Une zone de filtrage vous permet de sélectionner les messages retours de la trésorerie. Vous pouvez filtrer par :  État (non lu ; lu ; tous les états)  Date de réception minimale et maximale  Nom de fichier 8

7. Hélios > HELIOS - TÉLÉTRANSMISSION DES FLUX COMPTABLES ET BUDGÉTAIRES 3. Recherche et Suivi d'une transaction Le filtrage permet de rechercher une transaction selon un ou plusieurs critères :  son état (en cours, erreur, annulé, posté, en attente de transmission, transmis, acquittement reçu, validé, refusé, document reçu, acquittement envoyé, etc.).  son nom de fichier.  par date de postage.  par date d'acquittement (date de la preuve de dépôt).  par la balise NomFic (par les informations contenus dans le balise NomFic du fichier xml). Pour visualiser le détail d'une transaction, cliquer sur le fichier concerné La fiche détaillée d'une transaction récapitule les informations saisies et permet de suivre son évolution dans le système. 7

4. I HELIOS - TÉLÉTRANSMISSION DES FLUX COMPTABLES ET BUDGÉTAIRES A Principe Conformément au cahier des charges de la Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP), HELIOS consiste à transmettre par voie électronique vos pièces comptables (mandats, titres de recette et bordereaux) à votre Trésorerie et de transporter, dans un flux unique, les pièces justificatives préalablement numérisées, produites à l'appui des pièces comptables (factures, pièces d'exécution des marchés publics, paye, etc.) selon un protocole appelé PESv2. Hélios est une application mise en place, par la Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP), pour faciliter la gestion des flux financiers. Elle garantit la qualité et la rapidité de la gestion comptable et financière des ordonnateurs des dépenses publiques dans les collectivités locales et améliore la gestion quotidienne des comptables. La transmission des flux comptables (dépenses, recettes, budget) se fait manuellement par un formulaire de saisie sur le portail « sOlære » ou automatiquement lorsque le logiciel de gestion financière de la collectivité est connecté directement à la plateforme (La plupart des éditeurs disposent d'un connecteur). Les pièces comptables (bordereaux, mandats, titres) et les pièces justificatives sont envoyées via le protocole PESV2. Les flux comptables peuvent être signés électroniquement via le parapheur électronique de « sOlære » avant d'être télétransmis à la trésorerie et versés en GED et au SAE après le retour de la Trésorerie. Outre la télé-transmission, la solution garantit la sécurisation des transferts (chiffrement), l'authentification des expéditeurs, l'horodatage des documents soumis et l'archivage des flux transmis et reçus. 4

10. Hélios > HELIOS - TÉLÉTRANSMISSION DES FLUX COMPTABLES ET BUDGÉTAIRES la plateforme SOLAERE, dont le module HELIOS de télétransmission des flux en trésorerie Délibération du Conseil Municipal autorisant le Maire à signer la convention avec la DGFIP ou son avenant Avant de pouvoir utiliser la plateforme de télétransmission, il convient de prendre une délibération du Conseil Municipal autorisant le Maire à signer la Convention relative à la transmission des flux en trésorerie. Généralement votre collectivité a déjà passé la convention avec la DGFIP pour mettre en place la télétransmission des flux. Le cas échéant, un simple avenant devra être signé pour notifier le changement de Tiers de Télétransmission. Envoyer la délibération et la convention signée à la Trésorerie et attendre son retour Une fois que le Conseil Municipal aura approuvé les termes de la convention et que le Maire sera autorisé à la signer, il vous appartiendra de la retourner en double exemplaire à la Trésorerie dont vous dépendez, afin de la soumettre à la signature de la DGFIP. Initialisation du portail par le GIP Recia Parallèlement à cette démarche, le GIP procédera à l'initialisation du portail SOLAERE pour vous permettre de vous connecter et d'utiliser le module HELIOS. Phase de test réalisée par la collectivité et la Commune Une période de test est définie conjointement avec le correspondant dématérialisation de la Trésorerie afin de s'assurer que le service est opérationnel. Télétransmission des fl ux Après confirmation par les services de la Trésorerie vous pouvez utiliser librement le module HELIOS du portail SOLAERE pour télé transmettre vos flux (Bordereaux, titres et Mandats et Pièces Justificatives) 10

5. Hélios > HELIOS - TÉLÉTRANSMISSION DES FLUX COMPTABLES ET BUDGÉTAIRES Pour procéder à la transmission des flux à leur trésorerie, la collectivité a deux possibilités : - soit elle effectue la démarche seule en désignant un tiers de télétransmission conformément aux règles des marchés publics - soit elle adhère au GIP RECIA, opérateur de mutualisation qui a vocation a accompagner les collectivités dans leur mutation vers l’administration électronique en leur mettant à disposition des outils mutualisés. B Le module de télétransmission des flux par le portail SOLAERE Le module de télétransmission des fl ux par le portail SOLAERE Le menu de l'utilisateur dans le portail SOLAERE permet de :  Créer et suivre une transaction (envoi de bordereaux de titres, de mandats,..)  Suivre le journal de ses événements (reçu en cours de traitement, rejeté,..),  Suivre les statistiques de ses envois. 1. Création d'une nouvelle transaction L'outil permet de créer une nouvelle transaction de flux à la trésorerie ou (d'importer un flux en cliquant sur le bouton « importer un fichier » si votre logiciel finance dispose de connecteurs). 5

9. Hélios > HELIOS - TÉLÉTRANSMISSION DES FLUX COMPTABLES ET BUDGÉTAIRES Lien direct avec le parapheur électronique Les flux générés par le module HELIOS pour télé transmission à la Trésorerie pourront directement être basculés dans le parapheur électronique pour visa et signature. Un seul portail pour généré le flux, le soumettre à visa et signature et pour le télétransmettre à la trésorerie C Les avantages pour ma collectivité Le portail de la DGFiP est mis gratuitement à la disposition des établissements afin que ces derniers puissent télé transmettre leurs données mais l'utilisation d'un tiers de télétransmission (TdT) permet un gain de temps significatif dans les processus de signature et de télétransmission de tous vos documents. Le TdT, outre sa liaison avec votre progiciel financier, garantit la traçabilité des échanges, l'intégrité des contenus, la confidentialité des données et la non répudiation des messages. Les avantages du TdT :  Liaison avec le progiciel financier  Intégration automatique des flux  Le tiers de télétransmission gère la liaison avec le portail de la DGFIP  Fin de la signature bordereau par bordereau  Visibilité sur l'état d'avancement de la signature D Comment en bénéficier Prérequis Dès que vous êtes membre du GIP RECIA, vous avez accès aux différents modules de 9

3. Sommaire I HELIOS - TÉLÉTRANSMISSION DES FLUX COMPTABLES ET BUDGÉTAIRES ............................................................................... 4 A Principe ..................................................................................................................... 4 B Le module de télétransmission des flux par le portail SOLAERE .......................... 5 1. Création d'une nouvelle transaction ............................................................... 5 2. Traitement du flux .xml généré ....................................................................... 5 3. Recherche et Suivi d'une transaction ............................................................. 6 4. Consulter les réponses « Hélios » ................................................................... 8 C Les avantages pour ma collectivité ......................................................................... 9 D Comment en bénéficier ............................................................................................ 9 3

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